Como fazer a gestão dos requisitos legais em sua empresa?

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Nesse artigo você vai entender o que é a gestão de requisitos legais, como fazer essa gestão e ainda ver quais sãos pontos importantes para que ela seja feita adequadamente.

Mas, antes mesmo de saber como realizar uma boa gestão dos requisitos legais em sua empresa, é necessário entender o que são os requisitos legais, não é mesmo?

O que são os requisitos legais?

Os chamados “Requisitos Legais”, são regras expressas nas normas que devem ser cumpridas, caso essa regra se aplique a atividade desenvolvida pela sua empresa ou seu estabelecimento.

São exemplos de requisitos legais: Leis, Decretos, Portarias, Instruções Normativas, Resoluções, dentre outros, desde que aprovados e em vigor.

O que é a gestão de requisitos legais?

A gestão a esses requisitos deve identificar e monitorar o atendimento das obrigações legais aplicáveis às atividades, processos, produtos e serviços exercidos pela empresa. Essa gestão tem como intuito facilitar o gerenciamento, análise de desempenho e análise de conformidade legal do empreendimento.

Devemos lembrar, portanto, que a empresa não precisa atender todos os requisitos legais, mas somente os que forem aplicáveis a sua realidade.

Essa gestão de requisitos legais é essencial para o planejamento estratégico e o gerenciamento de riscos de qualquer empresa.

Por que fazer a gestão dos requisitos legais?

O gerenciamento dos requisitos legais aplicáveis deve ser feito pois a lei deve ser sempre atendida. Manter em conformidade legal evita que a empresa receba multas, penalidades ou tenha outros prejuízos financeiros.

Existem algumas normas, como a ISO 14.001 e ISO 45.001, que falam sobre os requisitos legais. Ambas mencionam que a empresa deve estabelecer, implementar e manter procedimentos para identificar e ter acesso a requisitos legais aplicáveis e a outros requisitos subscritos pela organização, relacionados à Meio Ambiente e Saúde e Segurança do Trabalho respectivamente. Essa informação deve ser mantida atualizada e comunicada às pessoas que trabalham sob controle da organização e outras partes interessadas relevantes.

Para que seja feita a identificação desses requisitos é necessário que sejam buscadas as leis e outras normas aplicáveis à empresa. Em alguns casos esse processo é extremamente trabalhoso, dependendo do porte ou da complexidade da empresa.

Além disso pode haver dificuldade de interpretar se uma lei é aplicável ou não, tarefa muitas vezes complicada para leigos.

Para tanto existem algumas dicas de como fazer a gestão dos requisitos legais que podem facilitar em muito esse processo na sua empresa.

Como fazer a gestão dos requisitos legais?

Vamos listar abaixo algumas dicas para realizar adequadamente a gestão dos requisitos legais em sua empresa.

1. Defina um escopo do que será monitorado

Defina o escopo das normas a serem monitoradas, assim como o das atividades, dos produtos e dos serviços a serem considerados, para fins de identificação de normas legais aplicáveis.

2. Faça um mapeamento dos requisitos legais

Realize o mapeamento dos requisitos legais e defina a abrangência do seu sistema de gestão legal.

Por exemplo: com relação ao meio ambiente a ISO 14001 exige que a organização conheça riscos e oportunidades relacionadas a seus processos, e que estabeleça controle e influência no modo em que os produtos e serviços da organização são: projetados, fabricados, distribuídos, consumidos e descartados.

3. Identifique outros requisitos aplicáveis

Identificar e monitorar outros requisitos, como normas técnicas, é importante. Esses requisitos que geram obrigações para o empreendimento e tem atendimento obrigatório devem ser mapeados. São exemplos de outros requisitos:

  • Licenças e autorizações emitidas por órgãos competentes;
  • Contratos (requisitos de clientes);
  • Termos de compromisso;
  • Termos de ajustamento de conduta;
  • Acordos ou convenções coletivas de trabalho;
  • Normas ABNT

4. Promova treinamentos

Também é importante você contratar e promover treinamento de legislação. Buscando assim uma forma de facilitar a gestão legal e envolvimento, comprometimento e compreensão da equipe quanto ao assunto.

5. Faça o controle dos planos de ação

Controle os planos de ação da sua empresa pois eles devem ser acompanhados de perto. Tenha uma visão crítica sobre os prazos estabelecidos. Faça uma avaliação da eficácia das ações, após sua conclusão, evitando assim não conformidades recorrentes.

Faça auditorias de conformidade legal frequentemente, veja se realmente estão sendo cumpridas, uma coisa é conhecer as leis outra é atender e continuar atendendo. Realize reuniões periódicas para o acompanhamento das atualizações mensais das legislações e sua aplicação. Crie um comitê multidisciplinar caso ache necessário.

6. Avalie o desempenho ambiental

Também é importante fazer uma avaliação do desempenho ambiental de terceiros que fornecem produtos ou que prestam serviços. Essa é uma etapa importante para o alcance da conformidade de um sistema.

Para qualificar o prestador de serviços ou fornecedor de produtos, a empresa deve identificar e avaliar quais são os requisitos legais e outros aplicáveis a atividade ou bem contratado. Isso deve ser feito a partir do levantamento de aspectos e impactos ambientais e perigos e riscos ocupacionais.

7. Estabeleça metas e objetivos

É importante contemplar nos objetivos e metas das corporações o comprometimento da empresa relacionado ao atendimento dos requisitos legais. Podemos utilizar como exemplo estabelecer uma meta atrelada ao percentual de atendimento desejado.

8. Pense também na questão financeira

Devemos pensar que fazer a adequada gestão dos requisitos legais pode trazer lucros para empresa, pois dessa maneira, mantendo-se em conformidade legal, pode-se diminuir o risco de: autuações por descumprir a legislação; imposição de penalidades como multas, interdições, suspensão da atividade; danos à imagem e prejuízos financeiros e imateriais.

9. Cuide da imagem de sua empresa

Cuide da imagem da sua empresa, pois um deslize, como o não cumprimento de um requisito legal, pode pôr em risco vidas, empregos e afetar de uma maneira muito negativa o mundo em que vivemos.

10. Tenha uma profissional responsável pelos requisitos legais

Sua empresa deve ter uma pessoa engajada e familiarizada com o processo de gestão de requisitos legais. Este profissional também deve possuir meios de conduzir o atendimento de um requisito legal.

11. Conte com o apoio de especialistas

Contrate uma empresa especializada em requisitos legais e deixe que um especialista faça esse serviço para você.

Identifique especialistas que sejam confiáveis e já consolidadas no mercado para identificação e atualização dos requisitos legais aplicáveis à sua organização.

Também verifique se essa empresa possui uma ferramenta eficiente e segura para gerenciamento da conformidade legal.

Conclusão

Sua empresa deve entender que as adequações são necessárias e importantes, já que o atendimento é uma exigência que está prevista na lei.

Por isso faça adequadamente a gestão dos requisitos legais e, se necessário, contrate uma empresa especializada, com pessoal qualificado e que possa orientar da melhor maneira possível, como o AmbLegis.

Dessa forma você poderá evitar problemas futuros para sua empresa e todos os envolvidos. Não deixe que um erro coloque todo trabalho a perder.

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