Como monitorar e controlar um sistema de legislação aplicável – Requisitos legais

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A lei cumpre um papel muito importante e fundamental dentro da sociedade, com um caráter informativo, didático e repressivo, capaz de monitorar e controlar toda uma coletividade.

E dentro das empresas não é diferente. Existe um “mundo” entre paredes que é responsável por todo o processo na produção de um produto, ou então, na prestação de um serviço.

Assim, uniformizar um sistema de identificação, análise, acesso, manutenção e controle de leis e requisitos aplicáveis às atividades da empresa se torna uma tarefa bastante trabalhosa, contudo, indispensável.

Então, diante de tanta informação existente no mundo atual, qual a melhor forma de monitorar e controlar um sistema de legislação aplicável ao seu negócio?

Formas de realizar o monitoramento e controle de legislação – Requisitos legais

Muitas empresas optam por formas mais simplórias para gerenciar os requisitos legais que se aplicam ao seu negócio, com a intenção de gastar menos, todavia todo cuidado é pouco quando se diz respeito ao cumprimento e monitoramento de requisitos legais.

Assim, veremos a seguir algumas formas de como as empresas costumam realizar a gestão dos requisitos legais, analisando seus prós e contras, para assim, identificar qual é a opção mais adequada.

1. Ferramentas de Buscas de Legislações

Atualmente, o mundo é movido pela internet. Tudo ficou mais fácil nessa órbita virtual, uma vez que, com uma simples pesquisa é possível encontrar inúmeras respostas relacionadas o que foi buscado.

Por conta disso, muitas empresas realizam o monitoramento e controle dos requisitos legais de sua empresa através dos sites de buscas, utilizando portais responsáveis pelas publicações legais.

Porém, a utilização dessa ferramenta pode se tornar inútil, quando na empresa, não há um profissional capacitado e habilitado para entender a aplicação das normas, tendo em vista tratar-se de matérias complexas e não comuns ao dia a dia das pessoas.

Essa complicação se aplica à quase todas as formas comuns de monitorar e controlar o sistema de legislação escolhido, uma vez que, as leis são mais comuns aos que fazem parte do mundo jurídico.

2. Planilhas para controle de requisitos legais

É comum ver pessoas utilizando planilhas, como o Excel, com fórmulas e mais fórmulas para facilitar a vida e a organização como um todo.

Depois de realizada as buscas em sites da internet, como vimos acima, muitas empresas gerenciam as leis aplicáveis aos seus negócios através das famosas planilhas. Uma quantidade grande de leis é inserida e separadas por meio de colunas, cores e fórmulas.

Aparentemente, principalmente no início, essa parece uma forma eficaz de realizar o controle das leis. Contudo as planilhas não são capazes de cumprir com exatidão o monitoramento, uma vez que podem ocorrer repetições da lei, falta de informações necessárias para o cumprimento, impossibilidade de ser utilizada por várias pessoas ao mesmo tempo, entre outras limitações.

3. Ferramentas de edição de textos para gestão de legislações

Embora existam melhores opções, muitas pessoas ainda estão presas aos famosos pacotes de programas padrões que são instalados com o sistema operacional do computador.

Um exemplo são os documentos de edição de texto, como Word ou Bloco de Notas. Muitas empresas realizam o controle de legislação através de tais ferramentas. E assim inserem toda a quantidade de leis que foram encontradas nos sites de buscas e tentam de algum jeito gerenciar e cumprir as normas da forma que conseguem.

Contudo, se não houver uma pessoa muito capacitada e organizada para utilizar o documento e entender todo o conteúdo inserido, o que era para ser bom, acaba se tornando uma bagunça, criando um grande dificultador.

4. Sistema específico para gestão de requisitos legais

Embora muitas pessoas ainda desconheçam, existem empresas especializadas no desenvolvimento de sistemas para a gestão de requisitos legais. Estas ainda contam com equipes competentes e preparadas para interpretação e triagem das leis.

O AmbLegis, por exemplo, desenvolve tal atividade junto aos seus clientes. O sistema e equipe realizam todo o trabalho de captação da legislação aplicável à empresa, com leituras e acompanhamento diário. Além disso, realiza a interpretação do texto dessa legislação, destacando todas as obrigações legais a serem atendidas por sua.

O AmbLegis ainda oferece uma plataforma que permite a rápida integração dos seus clientes e seus respectivos funcionários com as normas, facilitando a gestão diárias das leis aplicáveis aos seus negócios.

Possuir uma equipe de apoio e um sistema desenvolvido exclusivamente para gestão de legislações permite que a empresa não corra riscos ante o desentendimento de leis, ambiguidades, incompatibilidades, gastos adicionais e falta de monitoramento causados normalmente por sistemas e programas ineficazes para a demanda.

Vale ainda lembrar que cada um desses softwares (programas) atende à uma demanda. Alguns são mais abrangentes, já outros são mais simples. Identifique as necessidades do seu negócio, meça a complexidade e exija qualidade na gestão dos requisitos legais para sua empresa.

Quando se trata de assuntos relacionados às obrigações legais é fundamental demandar uma atenção especial, escolhendo serviços especializados e que possam atender às exigências do seu negócio. Certamente você identificará um custo-benefício muito melhor em uma solução especializada.

Conclusão

Muitos empreendedores ou empregados que cumprem papeis de responsabilidade, visando apenas lucros, comentem o equívoco de não se atentar aos requisitos legais e acabam sofrendo grandes prejuízos.

Por outro lado, intencionar e querer cumprir a lei é algo bom e vantajoso, mas apenas quando isso é feito de forma eficiente e eficaz. Por isso é muito importante implantar uma boa gestão de requisitos legais em seu negócio.

Como podemos perceber, a empresa que adota essa gestão passa a ter muitas vantagens: o empreendimento passa a ser muito bem visto e protegido de grandes problemas vindos pelo descumprimento das leis.

Assim, se sua empresa deseja ter uma melhor gestão dos requisitos legais conte com o AmbLegis. Conheça mais sobre o Software de Gerenciamento de Requisitos Legais e agende uma demonstração exclusiva para o seu negócio.

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